Informace o ochraně oznamovatelů (Whistleblowing)
Na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), účinného od 1. srpna 2023, který byl vydán v návaznosti na směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, má Way2work s.r.o. (W2W) povinnost určit příslušnou osobu a ustanovit vnitřní oznamovací systém pro ochranu oznamovatelů (včetně a nejenom jejich identity), který obsahuje způsob podání oznámení, stanovení příslušné osoby, definovat pravidla pro způsoby oznámení a způsoby ochrany informací uvedených v oznámení a během komunikace s oznamovatelem. Výše uvedené skutečnosti má pak W2W povinnost zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup.
Příslušná osoba W2W
Jako příslušná osoba W2W pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu § 9 odst. 1 Zákona je určen Jiří Divácký – Jednatel email: whistleblowing@w2wagentura.cz, tel. +420 601535478.
Vnitřní oznamovací systém W2W
Oznamovatelem se rozumí jakákoli fyzická osoba, která učiní oznámení v mezích a při splnění všech podmínek Zákona, a to prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Takový oznamovatel následně požívá ochrany před odvetným opatřením.
W2W ve smyslu § 9 odst. 2 písm. a) Zákona vyloučila přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona (tzn. závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu, službu, dobrovolnickou činnost, odbornou praxi, stáž).
Nutnými součástmi oznámení jsou:
- jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele;
- informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo, dochází nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je v působnosti Zákona (§ 2 odst. 1), včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;
- případné důkazy a podpůrné informace, na jejich základě je podáváno oznámení.
Oznámení lze podat:
a) elektronicky zasláním e-mailové zprávy na e-mailovou adresu whistleblowing@w2wagentura.cz;
b) v listinné podobě volnou formou a Way2Work s.r.o., Místecká 1120/103, Vítkovice, 703 00 Ostrava
c) telefonicky: na telefonním čísle + 420 601535478;
d) osobně: po předchozí osobní nebo telefonické domluvě (požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba W2W povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal) – místo pro osobní podání: Way2Work s.r.o., Místecká 1120/103, Vítkovice, 703 00 Ostrava
Lhůty pro vyřízení oznámení:
- po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho podání příslušnou osobou W2W; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu W2W, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
- o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou W2W bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu W2W, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o posouzení oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
- za den přijetí oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno příslušné osobě W2W (datum doručení poštou); u e-mailových oznámení je dnem přijetí oznámení datum odeslání uvedené v e-mailu adresovaného na uvedenou adresu whistleblowing@w2wagentura.cz příslušné osobě W2W; u ústního, příp. telefonického podání oznámení se za den přijetí oznámení považuje datum jednání oznamovatele s příslušnou osobou W2W.
Způsob vyřízení oznámení:
Zjistí-li příslušná osoba W2W při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba W2W navrhne zaměstnavateli opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou W2W, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu W2W, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu W2W, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijatém opatření by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba W2W bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
Zajištění ochrany osobních údajů
Příslušná osoba W2W zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dalších dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny a které jsou nezbytné pro splnění právních povinností, která se na správce (W2W) vztahuje, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR. Všechny informace, včetně osobních údajů oznamovatele a dalších dotčených osob, budou zpracovávány výhradně odděleně od ostatních informací v rámci zabezpečených datových souborů a datových úložišť a primárně slouží po celou dobu uchování pouze pro pověřenou příslušnou osobu W2W. Doba uchování činí nezbytně nutnou dobu, minimálně 5 let od data přijetí oznámení, poté budou osobní údaje anonymizovány nebo zlikvidovány, pokud právní předpisy nestanoví jinak.
Společnost upozorňuje, že ochrana před odvetnými opatřeními nenáleží osobě, která učinila vědomě nepravdivé oznámení. Takové jednání současně naplňuje znaky přestupku, za který lze uložit pokutu až 50 000 Kč.